چرخه تولید و تکمیل مستندات
مدیریت مستندات بخشی از مدیریت ارتباط می باشد. مدیر پروژه می بایست اطلاع کافی از مراحلی که طی آن یک سند تولید می شود تا زمانی که تکمیل می شود، داشته باشد. فلذا مدیر پروژه وضعیت هر سند را با توجه به زمان طی شده از تولید آن می داند و از این رو می تواند زمان مورد نیاز برای تکمیل آن را برآورد نماید. برای مثال زمانی که اعضای یک تیم اظهار می کنند که می توانند یک سند را در عرض ۲ هفته تکمیل نمایند، آیا منظورشان این است که بعد از ۲ هفته سند آماده گردش در سیستم است و یا این مستند بعد از ۲ هفته تکمیل و تصویب شده است؟ البته همه مستندات نیاز به طی تمامی مراحل جهت تکمیل و تصویب ندارند. به هر حال بسته به نوع سند، نیاز است یک مرحله و یا بیشتر تا تکمیل و تصویب طی شود.
۱- برنامه ریزی برای تولید یک سند
برخی اوقات ممکن است یک شخص برای تولید یک سند مستقیماً شروع به نوشتن آن کند. گاهی اوقات نیز ممکن است ابتدا روی یک مطلب مدت زمانی فکر کند سپس طرح و برنامه ای را برای آن در نظر بگیرد. این موضوع به ویژه زمانی که مستندات حجیم و پیچیده هستند، مصداق خواهد داشت. آمادگی و برنامه ریزی برای طرح کلی سند و مشخص کردن رئوس مطالب و اسکلت بخش های مختلف آن، پیشنیازهای تولید یک سند می باشد.
۲- پیش نویس اولیه یک سند
در این گام پیش نویسی از یک سند تهیه می شود. اگر برای این سند در گام های بعدی نیاز به ویرایش و تصویب نباشد، عملاً این گام منتهی به تولید سند نهایی می شود. بیشترین تلاش مربوط به فرآیند تولید سند در این گام صورت می گیرد. توضیح اینکه گام های بعدی ممکن است زمانبرتر باشد ولی به اندازه این گام نیاز به تلاش نخواهد داشت.
۳ و ۴- گردش سند برای بازخورد/اصلاحات مورد نیاز
این دو گام شامل گردش سند برای بازبینی اولیه و بازخورد می باشد. سند بر اساس نقطه نظرات بهبود یافته و اصلاح می شود. برای یک سند به خصوص، این گام ممکن است شامل رفت و برگشت هایی باشد تا اصلاحات مورد نیاز آن صورت گیرد. سند ممکن است بعد از بازبینی داخلی، مشمول بازبینی بخش های دیگر و سپس بازبینی مدیریتی شود. بعد از هر یک از این بازبینی ها، سند بر اساس بازخوردها مورد اصلاح قرار گرفته و آماده گام بعدی می شود.
۵- اخذ مصوبه برای سند
زمانی که سند برای بازخوردها در گردش است متعاقباً به روز رسانی می شود تا برای تصویب آماده شود. برخی مستندات می بایست به صورت رسمی و مکتوب تصویب شوند. باقی آنها همین که بعد از آخرین دور بازخوردها به نظر تکمیل شده باشند کفایت می کند.
